Warum ein neues Kassensystem?

Natürlich werden Sie sich vollkommen berechtigt die Frage stellen, inwiefern für Ihren Betrieb eine Notwendigkeit besteht, ein neues, hochwertiges Kassensystem anzuschaffen? Wir möchten Ihnen diese Frage gerne beantworten und Sie im folgenden darüber aufklären, wie die aktuelle Gesetzeslage in Deutschland aussieht und was in den nächsten Jahren auf Sie als wirtschaftender Betrieb mit Bargeldverkehr zukommt. Zur Zeit ist in Deutschland eine Zertifizierung von Kassensystemen durch die Finanzbehörden weder bekannt noch vorgesehen. Mit anderen Worten; es gibt nirgendwo in Deutschland bzw. in einem Bundesland derzeit die Situation, dass irgendein Kassensystem A von einer Finanzbehörde zertifiziert, das Kassensystem B jedoch nicht zertifiziert ist. Folgerichtig bedeutet dies, dass die Finanzbehörden sich bei ihrer individuellen Wahl für ein bestimmtes Kassensystem nicht einmischen und Ihnen auch keine Empfehlungen oder sonstige Vorgaben für ein solches machen werden. Welchen Anbieter Sie persönlich bevorzugen und mit was für einem Kassensystem Sie arbeiten möchten, bleibt also weiterhin einzig Ihnen überlassen. Hierbei ist ergänzungshalber folgendes anzumerken: es gibt sog. „Zertifizierungen“ von privaten Anbietern, diese haben jedoch keine rechtliche Bindung.

Was heißen in diesem Zusammenhang GoBD und GDPdU?

Die Abkürzung GDPdU steht für „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“. Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums vom 16. Juli 2001. Mit dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 wurden die BMF-Schreiben vom 07.11.1995 und vom 16.07.2001 mit Wirkung zum 01.01.2015 außer Kraft gesetzt und somit die GoBS und GDPdU durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ersetzt. Die GoBD sehen vor, dass im Rahmen einer Prüfung auf Verlangen durch die Finanzbehörden zusätzlich zu den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten auch alle zur Auswertung notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form bereitgestellt werden müssen. Für die Ordnungsmäßigkeit ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich.

Aktuelle gesetzliche Situation in Deutschland und künftige Neuerungen

Es gibt eine Reihe von Gesetzesänderungen und Erlasse in Deutschland, die zu Jahresbeginn 2017 wirksam eingetreten sind und 2018 bzw. 2020 fortgeführt werden. Dazu gehören:

  • Seit 01.01.2017 GDPdU/ GoBD konforme Kassensysteme Erlass/Verordnung
  • Seit 01.01.2018 „Kassennachschau“ Erlass/Gesetz
  • Seit 01.01.2020 INSIKA Erlass/Gesetz

Um den Rahmen dieser Ausführungen nicht zu sprengen, wollen wir zunächst nur auf Punkt 1 eingehen, da diese Verordnungen und Erlasse aus dem Gesetz im wesentlichen die umfangreichen Veränderungen und wichtigsten Anforderungen regeln. Natürlich wollen wir Ihnen die beiden Punkte 2 und 3 nicht vorenthalten und werden Sie über diese kommenden Regelmechanismen in einem separaten Informationsbrief unterrichten.

GDPdU/ GoBD konforme Kassensysteme ab dem 01.01.2017

Das Ziel von diesem Gesetz kann kurz zusammengefasst werden als ein den Bedürfnissen und den Anforderungen der Finanzbehörden in jedem Wirtschaftsbetrieb mit Bargeldverkehr eingesetzten „standardisierten“ und „passend zu den gewünschten Merkmalen“ funktionierendem Kassensystem. Diese soll und muss zukünftig sicherstellen, dass alle steuerrechtlichen Daten den Finanzbehörden ausnahmslos immer in elektronischer oder digitaler Form zugänglich sein müssen und zudem jederzeit auf Anfrage zur Verfügung gestellt, transferiert und kontrolliert werden können.
Neuere elektronische Kassenmodelle besitzen ein oder teilweise auch zwei Druckwerke und ein elektronisches Journal, welches mittels vorhandener Schnittstelle an der Kasse auf einen externen Datenträger übertragen und dort in einem speziellen Dateiformat gespeichert werden kann.
Falls Sie bereits so ein Kassenmodell einsetzen, müssen Sie sich als Unternehmer mit Ihrem Kassenhersteller in Verbindung setzen und prüfen lassen, ob eine Softwareanpassung und Speichererweiterung möglich sind, damit die geforderten Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten erfüllt werden können. Von einigen Kassenherstellern gibt es bereits entsprechende Auflistungen von GoBD/GDPdU-konformen Kassenmodellen. Falls eine Softwareanpassung und Speichererweiterung bei Ihrer jetzigen Registrierkasse technisch möglich ist, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, überprüfen Sie auch die dadurch entstehenden Kosten. In vielen Fällen ist es wirtschaftlich günstiger, sich ein neues, GoBD/GDPdU-konformes Kassensystem zuzulegen.
Die Zahl der Betriebsprüfungen, in denen besonderes Augenmerk auf die Kassenbuchführung gelegt wird, ist in den letzten Jahren stark gestiegen. Und am 26.11.2010 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein Schreiben veröffentlicht, in dem die Bestimmungen für die Aufzeichnung von Bargeschäften mittels Registrierkassen bzw. die Aufbewahrung und Zugriffsmöglichkeiten der digitalen Unterlagen deutlich verschärft wurden. Hiernach ist u.a. eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im täglichen oder monatlichen Z-Bericht), wie sie bei ganz vielen konventionellen Kassen erfolgt, unzulässig; auch das Aufbewahren der Daten ausschließlich in gedruckter Form nach den Tagesabschlüssen („Z-Streifen“ oder „Journal-Streifen“) ist nicht ausreichend.
Die GDPdU-Prüfsoftware namens IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) ermöglicht es Steuerprüfern, steuerrelevante Daten schnell und umfassend zu analysieren, auszuwerten und zu prüfen. Neue Prüfungsmethoden, die Schulung der Betriebsprüfer und eine vermehrte Prüfung bargeldintensiver Betriebe wie Gastronomiebetriebe sollen Mängel und Manipulationen in der Buchhaltung aufdecken.
Alle steuerrechtlich relevanten Daten, welche mit Datenverarbeitungssystemen erstellt worden sind, müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist von z.B. 10 Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Der Unternehmer ist dafür verantwortlich, dass die GoBD eingehalten werden und die von ihm eingesetzten Kassen und PC-Kassensysteme diesen gesetzlichen Anforderungen genügen. Ältere Registrierkassen oder Kassensysteme, welche bauartbedingt umgerüstet oder technisch nicht angepasst werden können, konnten bis zum 31.12.2016 weiterhin genutzt werden. Der Steuerpflichtige muss aber auch in diesen Fällen technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführen, die in dem o.g. BMF-Schreiben konkretisierten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Nochmals die wichtigsten Stichpunkte im Überblick:

  • Elektronische Registrierkassen müssen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erfüllen
  • Die Aufbewahrungsfrist aller Daten beträgt 10 Jahre
  • Jede Buchung (Einnahme und Ausgabe) ist einzeln aufzuzeichnen
  • Die Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein
  • Die zur Kasse dazugehörigen Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen sind aufzubewahren
  • Eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Buchungen im Tages- oder Monatsbericht) ist unzulässig